26 Mai Pourquoi l’automatisation est essentielle pour les entreprises ?

Dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre et de concurrence féroce alimentée par les technologies émergentes (dont l’intelligence artificielle), les PME québécoises doivent trouver des moyens concrets pour rester efficaces et compétitives, sans surcharger leurs équipes. L’un des leviers les plus puissants pour y parvenir : l’optimisation des processus d’affaires combinée à l’automatisation marketing.

Pourquoi optimiser ses processus d’affaires ?

La croissance d’une entreprise, aussi souhaitable soit-elle, s’accompagne souvent d’une surcharge. Trop de tâches, trop de suivis à faire, trop d’outils dispersés… Résultat : on perd du temps, on répète des actions inutiles, et on échappe des opportunités.
C’est là que l’optimisation des processus prend tout son sens. Elle consiste à cartographier les grandes étapes de votre prestation de services, de la première interaction avec le client jusqu’à la livraison, pour identifier les tâches qui peuvent être simplifiées, éliminées ou automatisées.

Ce travail stratégique permet de :

• réduire les délais de livraison,
• améliorer la qualité du service,
• libérer du temps pour les tâches à forte valeur ajoutée.

Certaines entreprises ayant entrepris cette démarche ont vu leur temps de traitement baisser de 40 %, simplement en supprimant les redondances et en confiant certaines actions à des systèmes automatisés ou à des outils collaboratifs.

4 exemples d’automatisation faciles à implanter

Voici quatre automatisations concrètes à mettre en place dans votre entreprise que vous soyez en démarrage ou en pleine croissance.

1. La prise de rendez-vous automatisée

Fini les échanges de courriels interminables pour convenir d’une rencontre ! Vous pouvez désormais envoyer automatiquement un lien de prise de rendez-vous synchronisé avec votre calendrier Outlook ou Gmail.

Vous pouvez également configurer :

• une confirmation par courriel ou SMS,
• un rappel avant le rendez-vous,
• et même une relance si aucun rendez-vous n’est pris dans les jours qui suivent une soumission.

C’est simple, professionnel, et ça améliore considérablement l’expérience client.

2. Les séquences de courriels automatisées

Dès qu’un prospect télécharge un guide ou remplit un formulaire sur votre site Web, vous pouvez déclencher une séquence de courriels informatifs.

Exemple de séquence :

• Envoi du guide et mot de remerciement
• Conseils complémentaires (envoyé 2 jours plus tard)
• Invitation à réserver un appel (avec lien intégré)(envoyé 1 semaine plus tard)

Ce type d’automatisation vous permet de rester en tête des préoccupations de vos prospects, sans rien avoir à faire manuellement. Et ce n’est pas qu’une bonne idée marketing : selon les données les plus récentes, une infolettre bien structurée peut générer un retour sur investissement allant jusqu’à 4 500 % !

3. Relancer les clients inactifs

Vos anciens clients représentent une mine d’or souvent négligée. Pourtant, 20 à 40 % d’entre eux peuvent être réactivés avec une simple séquence personnalisée.

Ex. : « Cela fait un moment qu’on ne s’est pas parlé… Voici une nouveauté qui pourrait vous plaire ! »

Rappelons que le coût d’acquisition d’un nouveau client est 5 à 10 fois plus élevé que celui de la fidélisation. Voilà une raison de plus d’automatiser ces relances stratégiques!

4. Installer un chatbot intelligent

Un chatbot bien paramétré peut répondre à vos visiteurs 24/7, en utilisant votre foire aux questions ou des extraits de votre site Web. Dès qu’un prospect pose une question, le chatbot peut :

• répondre automatiquement,
• recueillir son courriel,
• l’ajouter à votre CRM,
• et déclencher une séquence de suivi par courriel (ex. : invitation à prendre rendez-vous).

S’il n’y a pas de réponse dans les 48 h, une relance automatique peut également être envoyée. Un service client proactif et sans effort !

Comment automatiser efficacement votre entreprise

L’automatisation ne se résume pas simplement à utiliser des outils, il s’agit également de définir une stratégie claire et de l’intégrer dans les processus de votre entreprise. Voici quelques étapes clés pour réussir l’automatisation :

1. Identifiez les processus répétitifs

Avant de vous lancer dans l’automatisation, il est essentiel d’identifier les processus répétitifs et chronophages qui peuvent être automatisés. Cela peut être aussi simple que l’envoi d’emails de bienvenue ou la gestion des tâches administratives quotidiennes.

2. Choisissez les bons outils

Une fois les processus identifiés, il est temps de choisir les bons outils d’automatisation. Vous devrez vous assurer que l’outil est adapté à vos besoins et qu’il peut se connecter à d’autres outils que vous utilisez déjà. Par exemple, si vous gérez une entreprise de services, un outil comme Marketing Web^® sera très utile pour gérer vos campagnes d’emailing, tandis que Zapier pourra connecter vos outils pour automatiser certains processus.

3. Formez votre équipe

L’automatisation n’est pas une solution miracle si l’équipe n’est pas formée à son utilisation. Il est essentiel d’investir du temps dans la formation de vos collaborateurs pour qu’ils puissent tirer le meilleur parti des outils d’automatisation.

Pourquoi passer à l’action maintenant ?

L’automatisation est devenue un impératif pour toute entreprise souhaitant gagner en efficacité et rester compétitive. Pour aider votre entreprise à franchir ce cap, Q14, en collaboration avec David Casseus, propose un service d’optimisation des processus d’affaires. Grâce à notre analyse détaillée de vos besoins, nous vous accompagnons pour intégrer les meilleures solutions d’automatisation à votre entreprise, tout en garantissant un retour sur investissement rapide et mesurable.

Notre offre comprend :

• Un diagnostic personnalisé de vos processus actuels.
• L’intégration de la plateforme Marketing Web^® pour centraliser votre marketing.
• Une mise en place de solutions automatisées adaptées à votre entreprise.
• Un suivi régulier pour assurer l’efficacité continue de l’automatisation.

Ne laissez pas la concurrence prendre une longueur d’avance. Si vous êtes prêt à optimiser vos processus et à automatiser vos tâches pour vous concentrer sur l’essentiel, consultez notre offre ici et découvrez comment nous pouvons vous aider à passer à la vitesse supérieure.

L’automatisation ne déshumanise pas : elle libère du temps pour ce qui compte

L’un des freins les plus fréquents à l’automatisation est la peur de déshumaniser la relation client. Pourtant, c’est l’inverse. En automatisant les tâches répétitives à faible valeur, vous dégagez du temps pour de vraies interactions humaines.

Vous renforcez aussi votre compétitivité, en gardant des marges de profits saines malgré l’inflation, les hausses de salaires ou les périodes plus calmes. Et surtout, vous gagnez en efficacité sans devoir embaucher : un avantage crucial dans un contexte de rareté de main-d’œuvre.