Quelles solutions choisir pour vos courriels? On fait le point!

Afin de faire le bon choix en matière d’hébergement de courriels pour votre organisation, il est important de :

  1. Faire le point sur vos besoins
  2. Connaitre les options qui s’offrent à vous
  3. Comparez les avantages, les inconvénients et les coûts des différentes options

Les courriels configurés en POP3

Les courriels de type POP3 sur un serveur d’hébergement Web permettent de télécharger les courriels sur votre ordinateur. La plupart du temps, une copie de vos courriels est conservée pour une période d’environ 5 à 7 jours sur le serveur. Si par malheur vous avez un problème avec votre ordinateur, les courriels pourront être téléchargés à nouveau à partir du serveur. Les courriels ayant déjà été vus seront toutefois téléchargés comme étant de «nouveaux courriels».

Certaines personnes utilisent cette option pour télécharger sur plusieurs appareils (téléphone et ordinateur) les courriels du serveur. Sachez que si vous utilisez cette option, aucune création de dossiers ou encore le statut des courriels (drapeaux, nouveau courriel, déjà répondu) ne sera synchronisé entre les appareils.

C’est une option économique, puisque les courriels ne s’accumulent pas sur le serveur.

Les courriels configurés en IMAP

La plupart des serveurs d’hébergement offrant des courriels de type POP3 offrent aussi le protocole IMAP. Ce dernier permet de conserver les courriels sur le serveur en tout temps. L’avantage principal est de permettre la synchronisation, la création de dossiers et la gestion de statut entre plusieurs appareils et voir même un outil de prise de courriel en ligne, tel que Webmail.

Lorsque le protocole IMAP est utilisé, vous devez l’utiliser sur tous vos appareils. Le choix se fait lors de l’ajout du compte dans votre logiciel de courriel (Outlook, Mail mac ou autre). Si un courriel est supprimé, ou marqué comme lu, il sera synchronisé sur tous les appareils.

Cette option est relativement économique, puisque la plupart des hébergeurs offrent des forfaits avantageux au niveau de l’espace disque accessible.

Les courriels GSuite

GSuite, la suite Google pour entreprise, offre une synchronisation de vos courriels, votre calendrier, vos contacts ainsi que l’accès à plusieurs autres logiciels de bureautique.

Bien qu’il offre une solution pour synchroniser dans les autres logiciels de courriels, la plupart du temps l’utilisation de GSuite est mieux gérée via votre navigateur Web ou encore via l’application Gmail sur cellulaire.

L’option débute à 7,80 $ /mois/utilisateur pour 30 Gb d’espace

Les courriels Microsoft Exchange ou Office 365

Microsoft Exchange a été longtemps reconnue comme le leader dans les suites de courriels pour entreprise. Avec l’ActiveSync, il est maintenant possible de partager des calendriers, des fichiers et synchroniser des courriels sur plusieurs appareils.

Lorsque vous utilisez des documents de type Word, Excel et PowerPoint dans votre entreprise et que vous payez pour Office 365, des forfaits incluant les courriels et la suite Office débutent à 16 $/mois/utilisateur.

Pour vos courriels seulement, prévoir 6,40 $/mois/utilisateur pour 50 Gb.

Le choix d’un environnement de courriels

Plusieurs environnements/applications de courriels sont disponibles (PC, Mac, Linux, Web, iPhone, iPad, téléphone intelligent ou tablette Android).

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Microsoft Outlook

Disponible sur la majorité des plateformes, Outlook supporte la plupart des protocoles (POP3, IMAP, Exchange, Gmail), cependant selon notre expérience, le fichier de données synchronisé sur l’appareil, quoique supporté, ne devrait pas dépasser 4 Gb.
Le protocole à privilégier est Microsoft Exchange et ensuite POP3, les autres fonctionnent, mais nous vous les recommandons avec une certaine réserve.

Petite note, les antivirus peuvent parfois bloquer les courriels au téléchargement au lieu de l’ouverture, ceci peut causer des problèmes dans certaines situations ou après certaines mises à jour.

Plateformes : Toutes
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Microsoft Mail

Celle-ci a été développée à la base pour avoir un compte de type « hotmail » (hotmail.com, live.ca, outlook.com). Il supporte cependant les autres protocoles également.

Plateformes : Microsoft Windows 10
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Thunderbird

Développée par Mozilla et disponible sans frais, l’application est efficace pour gérer les courriels de type POP3 et IMAP.

Plateformes : Toutes
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Apple Mail

L’application Apple Mail supporte tous les protocoles et gère très bien les comptes de type IMAP.

Plateformes : Mac, IOS
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Gmail

L’application Gmail supporte tous les protocoles, mais est vraiment axée sur les courriels de type Gmail / Gsuite.

Plateformes : Web, IOS, Android
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Roundcube via Webmail

Application généralement fournie via un lien Webmail par les hébergeurs Web. Celle-ci permet d’afficher les courriels IMAP. Si vous prenez vos courriels de type POP3 dans un appareil qui télécharge les courriels sur le serveur et en laisse une copie pendant un certain temps, vos courriels disponibles sur le serveur seront aussi disponibles via cette application.

Plateformes : Web

À la lumière de ces informations, laquelle de ces solutions vous convient le mieux ?

Pour plus d’informations et de conseils dans le choix de votre messagerie, n’hésitez pas à communiquer avec nous !

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